Verkoop- en reclamebrieven zijn krachtige hulpmiddelen, mits verstandig en doelgericht gebruikt. Ze zijn vooral belangrijk voor eigenaren en managers van kleine bedrijven die beseffen dat ze niet kunnen concurreren met de marketing- en reclamecampagnes van grote bedrijven en ketens. Vanuit het oogpunt van correspondentie zijn brieven in deze categorie, die ook effectieve schriftelijke communicatie met uw leveranciers omvatten, waarschijnlijk de brieven die het meest worden gebruikt in uw dagelijkse activiteiten. In het gemiddelde kleine bedrijf zijn dergelijke brieven waarschijnlijk in frequentie gelijk aan alle andere typen brieven samen. Daarom is het van vitaal belang dat eigenaren van kleine bedrijven voortdurend aandacht besteden aan brieven met betrekking tot verkoop, reclame en vending, of het nu gaat om het verkopen van producten of diensten, het tot stand brengen van een betere coördinatie of gewoon Werken in de sales om het vertrouwen in hun organisatie en haar activiteiten te versterken.
Houd er vooral rekening mee dat effectieve verkoop- en reclamebrieven aan de volgende categorieën moeten voldoen:
1) Worden gecoördineerd met alle andere verkoop-, marketing- en advertentieactiviteiten
2) Baseer verklaringen, claims en rapporten op uw vermogen om op realistische wijze aan voorzienbare eisen te voldoen.
3) Wees gepland om hun bestemmingen op gunstige tijden te bereiken.
4) Wees overtuigend, maar niet opdringerig.
5) Open met een zin die onmiddellijk de interesse van de lezer wekt.
6) Geef de nodige details zonder omslachtig of prekerig te zijn.
7) Overtuig de lezer dat het aanbod de concurrentie verslaat.
8) Maak een duidelijke lijst van adressen, telefoonnummers en (indien van toepassing) een contactpersoon.
9) Sluit af met een actieverklaring, zodat de lezer weet wat hij van het aanbod kan profiteren.
Verbeter uw eigen persoonlijke stijl
U hoeft geen professionele auteur of grammaticus te zijn om een effectieve brief te schrijven die uw bedrijf en wat u te bieden heeft, promoot. Maar je moet wel een stijl ontwikkelen – dat wil zeggen, een manier om jezelf uit te drukken die openhartig en overtuigend is en woorden gebruikt die passen bij het onderwerp en de aard van je bedrijf. Je probeert zoveel te bereiken als je spreekt of presentaties geeft om gunstige reacties te krijgen. Dus waarom zou u dit niet verwerken in de brieven die u schrijft, zodat ze een verlengstuk zijn van uw persoonlijkheid en kijk?
Vraag jezelf telkens af; Hoe passend is mijn stijl voor het onderwerp van mijn brief? Een brief waarin boeken worden gepromoot bij een intellectueel publiek, zal bijvoorbeeld een verschil zijn met een brief waarin wordt geprobeerd hengels en molens te verkopen aan sportvissers of kleding aan jonge vrouwen.
Maak jezelf duidelijk en geloofwaardig
U moet taal gebruiken die gemakkelijk te begrijpen is voor uw beoogde publiek. Maar pas op. Praat nooit neerbuigend tegen lezers en probeer ze nooit het gevoel te geven dat ze minderwaardig zijn omdat ze geen prestigieus product bezitten dat u op de markt brengt, of uit de pas lopen omdat ze geen directe leveringen en service kunnen bieden. Gebruik woorden en uitdrukkingen die positief zijn in plaats van negatief, en promoot producten en diensten op basis van wat ze kunnen doen voor potentiële klanten, in plaats van op wat mensen in hun leven zullen missen als ze niet gunstig reageren op uw boodschap.
